Cómo ordenar y filtrar los datos por formularios en Access en una consulta

El Microsoft Office es el paquete de aplicaciones ofimática por excelencia en casi todos los ambientes de trabajo. Uno de los programas usados de este paquete por particulares y empresas es el Microsoft Access, este programa nos da la posibilidad de crear y manejar bases de datos de manera sencilla y muy intuitiva pues su manejo es similar al de Excel.

Su fácil manejo y la posibilidad de vincular sus datos con otras aplicaciones de Office tal cómo se puede hacer de Excel a Word, hace que muchos usuarios la prefieran por sobre otro gestores de bases de datos como el Portapapeles de Access.

Una de las tantas opciones que nos da Access es la posibilidad de ordenar y filtrar los datos para poder tener acceso a cualquier información que necesites de manera rápida y sencilla y de esta forma agilizar tu trabajo y ahorrar muchísimo tiempo y esfuerzo.

Índice

    ¿Por qué es útil ordenar y filtrar datos?

    La mayoría de usuarios que utilizan Access es para manejar una gran cantidad de datos, por lo que su manejo se puede tornar tedioso y engorroso, ordenar y filtrar esos datos puede facilitar mucho su el trabajo.

    El programa te da la posibilidad de ordenar los datos de forma secuencial o alfabética por lo que puedes ver todo de manera más cómoda y ordenada, además filtrando los datos de tu tabla el programa te va a mostrar solos datos que tú quieres ver y que necesites en un momento dado. De esta forma vas a conseguir los datos que quieras en un momento dado de manera más rápida ahorrando tiempo y esfuerzo.

    persona mostrando laptop con access

    Puedes aplicar distintos tipos de filtros para que se muestren datos específicos en tu hoja de trabajo, asimismo podrás imprimir solo los datos filtrados por si necesitas trabajar solo con cierta parte o tipo de información incluida en tu base de datos. En pocas palabras filtrar los datos te da la posibilidad de trabajar con la información que necesites sin modificar tu hoja de trabajo.

    Cómo ordenar y filtrar datos en Microsoft Access

    Filtrar y ordenar datos en Microsoft Access son dos métodos efectivos para hacer tu trabajo y tu vida más fácil. Vamos a empezar con el proceso para ordenar tus datos:

    Vas a darle clic secundario o derecho en el nombre de un campo, se desplegará un menú ahí vas a escoger la opción Ordenamiento avanzado.

    Luego vas a seleccionar Ordenar por y ahí vas a escoger el primer campo que deseas ordenar,  después vas a escoger como deseas ordenarlo haciendo clic en el Ascendente o Descendente.

    Ya en este punto debes seleccionar la opción A continuación ordenar por y luego deberás escoger el campo Elegir un criterio de ordenación, ya estando ahí puedes escoger hasta dos campos más y su criterio de ordenación, si por alguna razón no deseas ordenar los datos a ese nivel simplemente escoges la opción Ninguno.

    Para terminar le das clic en Aceptar para que los cambios se apliquen los cambios hechos en todos los campos.

    Para poder filtrar los datos primero deberás iniciar la Vista de informe haciendo clic secundario o derecho en el Panel de navegación; se va desplegar un menú donde vas a escoger la opción Vista de informe.

    persona usando microsoft access

    Ya en esta vista le vas a dar clic derecho sobre cualquier dato de tu base de datos y en el menú desplegable vas a escoger la opción Filtro de texto, ahí saldrán las distintas opciones disponibles, ahí vas a escoger la que se adapten a tus necesidades en el momento, por ejemplo puedes escoger Comienza por.

    Al hacer esto aparecerá un cuadro donde escribirás la letra por la quiere que empiece la búsqueda le vas a dar a Aceptar. Al hacer esto Access te va a mostrar un registro con todos los valores que encuentre según lo que escribiste en el cuadro anterior.

    Y así de sencillo puedes aplicar estos sencillos trucos que harán de tu experiencia con Microsoft Access una más productiva y sencilla y te evitaran más de un dolor de cabeza, además de este hay otros trucos cómo usar los botones de comando de control que también facilitarán tu vida.

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