¿Qué es un cuadro combinado y cuadro de lista en Access y para qué sirven?

Ingresar datos en una base de datos puede ser engorroso, además de delicado, pues no puede haber errores, afortunadamente Microsoft Access tiene múltiples opciones para hacer tu trabajo más fácil.

Este Aplicación de office te da muchas posibilidades que facilitaran tu vida como el uso de plantillas para adaptar la base de datos a tus necesidades u ordenar y filtrar datos de un formulario para conseguir de manera más sencilla un dato o una serie de datos además de ordenar e incluso imprimir solo lo que necesites.

Otra posibilidad que te da y que es el tema de este artículo es utilizar un cuadros de lista o cuadros combinados.

Índice

    ¿Qué es un cuadro de lista y un cuadro combinado?

    Los cuadros de listas nos dan la posibilidad de agregar un listado con términos en un campo específico, ya sea en una o varias columnas. Los combinados son similares a los de lista con la diferencia que estos además de tener las mismas propiedades de un cuadro de textos, mantiene todos los términos incluidos en la lista ocultos hasta que el usuario hace clic sobre el cuadro.

    icono de access y los distintos datos que maneja

    Estos ofrecen muchos beneficios, siendo los más obvios la posibilidad de simplificar y facilitar el ingreso de información a la base de datos, pues lo único que tenemos que hacer es elegir el que necesitamos de una lista, esto también hace poco probable que haya errores ortográficos cuando se introduce un término en la base de datos.   

    Como agregar un cuadro de lista o combinado en Access

    Usando el asistente

    Para poder agregar un cuadro, el formulario deberá estar enlazado a una consulta o tabla de datos, para saber si este es el caso deberás presionar F4 para ver la hoja de propiedades ahí ir a Datos>Origen de Registro y ahí poder ver la tabla o consulta enlazada al formulario.

    Ya comprobado esto, daremos clic secundario en el formulario, luego ingresamos a Vista Diseño, luego vamos a la pestaña de Diseño vamos a Controles>Usar diseño para y ahí vamos a escoger si queremos un cuadro de lista o combinado.

    Luego vas a escoger en el formulario donde deseas poner el cuadro y dependiendo de tu elección previa te va a aparecer el asistente para cuadros de lista o combinado, este te va a preguntar como deseas obtener los valores del cuadro, ahí puedes escoger entre tres opciones:

    • Deseo que el cuadro de lista o cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta, este lo vas a escoger si quieres usar datos provenientes de un origen de registros
    • Escribiré los valores que desee, si vas a usar datos de una lista de fija que puede variar.
    • Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado en mi cuadro combinado o cuadro de lista, para que el cuadro funcione como un buscador.

    Si escogiste uno de los dos primeros debemos escoger que quiere que suceda cuando se escoja un valor:

    • Crear un control dependiente: vas a seleccionar Almacenar el valor en el campo y luego seleccionas el campo a vincular con el cuadro.
    • Crear control independiente: seleccionas Recordar el valor para utilizarlo más adelante ahí el programa va a guardar el valor que escojas hasta que sea cambiado o que el formulario sea cerrado  

    Le das clic a siguiente, ahí puedes ponerle una etiqueta si así lo deseas, le das finalizar y el cuadro estará listo.

    Agregando un campo de búsqueda

    Para crear un cuadro así deberás crear un formulario que incluya un campo de búsqueda y el formulario deberá basarse en un origen de registro, al hacer esto Access crea automáticamente un cuadro combinado para el campo de búsqueda.

    persona agregando cuadros a access

    Agregando un cuadro de lista o combinado a un formulario

    Para esto deberá ir a Diseño y abrir un formulario que incluya el campo de búsqueda y esté basado en un origen de registro. Sino aparece la lista de campos presiona Alt+F8.

    Finalmente arrastra el campo de búsqueda desde la Lista de campos hasta el formulario o dale doble clic y Access se encargará de crear el cuadro combinado.

    Siguiendo algunos de estos métodos podrás facilitar muchísimo tu vida, también puedes usar los Macros para Access y ser aún más eficiente.

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