Cómo crear una plantilla de respuesta para correos de Outlook con la app o PC

Una plantilla puede ser una gran herramienta para responder mensajes de manera automática en Outlook. Estos mensajes automáticos sirven usarse cuando no te encuentras disponible para responder y en su lugar programas al correo para que dé una determinada información. En este sentido, en este artículo se explica Cómo crear una plantilla de respuesta para correos de Outlook para que puedas programar respuestas automáticas.

¿Cuál es la función de las plantillas para respuestas automáticas en correo electrónico?

Las personas que usan de manera constante el correo electrónico Outlook como medio de envío de mensajes suelen crear muchos mails parecidos. Es decir, escribir la misma respuesta, saludo, agradecimiento o frase de manera continua. Por lo que es necesario usar una herramienta que optimice los mensajes o genere respuestas automáticas.

En este orden de ideas, la plataforma de Outlook permite a los usuarios que creen plantillas de mensaje con contenido que se utilizará con frecuencia. De esta manera, el emisor va a ahorrar tiempo y no va a realizar un gran trabajo al escribir estos mensajes. Veamos entonces en qué consisten estas plantillas y cómo crearlas.

¿Qué pasos debes de seguir para diseñar tus propias plantillas de respuesta?

Las plantillas son respuestas automáticas que los usuarios de Outlook utilizan para mandar mensajes cuando ellos no pueden responder. Esta función no tiene mucha utilidad en el ámbito social, pues los mensajes de una conversación son difíciles de programar. Sin embargo, en el ámbito académico o laboral son una excelente herramienta para enviar mensajes predeterminados como respuesta.

En tal sentido, luego de recibir un mensaje sobre una tarea, un encargo o una pregunta, puedes activar plantillas para que se envíen solas. En el mensaje recibido debe haber una palabra específica que active la función y el mensaje de respuesta puede ser una confirmación de lectura o recepción del mensaje, un agradecimiento o una mail donde se especifique el horario laboral en que trabajas y en el cual puedes responder al cuestionamiento.

¿De qué manera puedes agregar tu mensaje como una plantilla de respuesta en Outlook?

La creación de las plantillas se puede hacer por cualquier dispositivo que tenga acceso al correo Outlook. Pues esta es una función simple y sencilla que muchos usuarios buscan programar en sus cuentas. Así pues, veamos cómo hacer las plantillas desde la aplicación móvil del correo y desde una pc.

Desde la aplicación móvil

Hacer el proceso de creación de una plantilla en Outlook es bastante sencillo en la aplicación móvil. Pues solo requiere de la activación y escribir el texto en la plantilla, así pues, inicia sesión de Outlook en tu móvil. Luego de ello, toca en la foto de perfil o contacto de tu cuenta para abrir el menú que contiene las opciones de ajustes.

Seguido a ello, hay que presionar en la tuerca de las configuraciones que se ubica en la zona izquierda de la pantalla. Ahora selecciona tu cuenta en donde crearás las plantillas, el siguiente paso es habilitar la casilla que muestra la opción respuestas automáticas. También es necesario marcar la casilla que dice responder por un periodo de tiempo.

Se debe colocar el rango de fecha y hora en las cuales se enviarán estas respuestas. Muchas personas fijan este tiempo en la noche, mientras no se está trabajando. En donde dice ingresar texto, se debe escribir el mensaje que quieres dar a los contactos y finaliza el procedimiento pulsado en confirmar.

Usando el sitio web oficial

Ahora bien, si quieres hacer la creación de las plantillas por medio del ordenador, entra en tu cuenta para ver el buzón de mensajes. Luego de ello, se debe abrir las configuraciones de la cuenta seleccionado la tuerca. Entre las opciones deberás pulsar ver toda la configuración de Outlook lo que te llevará a otra ventana.

En esta sección hay que clicar en la categoría correo para abrir otra sección en donde debes bajar hasta la última opción. Esta es llamada respuestas automáticas, entonces verás un interruptor que hay que tocar para activar y mostrará el nombre habilitar respuestas automáticas. Después esto hay que fijar el tiempo que durará o cuando se activará la plantilla, escribes el mensaje predeterminado y pulsa en guardar. De igual manera puedes activar la redacción inteligente para que te ayude a escribir los mensajes.

¿Cómo puedes empezar a utilizar tus plantillas como respuestas en tu correo electrónico?

Una vez que las plantillas han sido creadas estas se activarán de manera automática por cada mensaje que llegue en el tiempo fijado. De igual manera, podrás fijar que una palabra active la respuesta automática. En este sentido, las plantillas se utilizan en el tiempo en que no estás disponible para responder.

Las plantillas funcionan de maravilla cuando estás de vacaciones o enfermo, pues son momento en donde no podrás estar pendiente de tus correos. Así pues, los mensajes que puedes programar podrían ser saludos y agradecimientos por el mensaje así como también la información de que por el momento no te encuentras disponible pero que responderás en cuanto tengas un momento.

Otros mensajes automáticos que puedes activar son confirmaciones. Estas son útiles cuando tu buzón de entrada recibe una gran cantidad de mensajes por día. En tal sentido, debes programar en el tiempo que la plantilla se envíe durante todo el día con la recepción de cada mensaje. Por ejemplo, los profesores usan este método, pues sus estudiantes envían sus tareas y asignaciones mediante este medio y para ellos recibir un mensaje de que tu tarea ha sido recibida puede ser un alivio.