Cómo activar las respuestas automáticas en Outlook | Tutorial de configuración

Si eres una persona que maneja muchas entradas y salidas de correos electrónicos debes saber cómo crear respuestas rápidas. Y si vas de vacaciones o te encuentras ocupado a menudo es necesario activar las respuestas automáticas de Outlook. Esto para hacerle saber a tus contactos que no podrás leer su correo a tiempo.

Cómo Activar las Respuestas Automáticas en Outlook | Tutorial de Configuración

Índice()
  1.  Requisitos para crear tu propia respuesta automática en tu cuenta de Outlook
  2.  ¿Cuál es el procedimiento para ingresar una respuesta automática personalizada?
    1.  Desde PC
    2.  Con la aplicación móvil
  3.  ¿Cuál es la razón por la que la opción de 'Respuestas automáticas' no me aparece?
  4. Mejores respuestas automáticas que puedes utilizar en tu correo

 Requisitos para crear tu propia respuesta automática en tu cuenta de Outlook

Para crear y activar las respuestas automáticas no es necesario tener muchas cosas. Solo debes saber qué tipo de mensaje vas a incluir en las respuestas automáticas. De igual manera, debes tener a la mano la lista de contactos. O en dado caso,  los nombres de las personas a quienes se va a activar esta opción.

Debes saber si los mensajes automáticos que realizarás serán de carácter formal o informal. Pues, Outlook permite hacer mensajes para ambas opciones, para que puedas crear diferentes notificaciones y dividirlas entre tus contactos.

 ¿Cuál es el procedimiento para ingresar una respuesta automática personalizada?

El procedimiento para activar las respuestas automáticas en Outlook en todos los dispositivos es parecido. Nada más hay que proceder a iniciar sesión del correo electrónico desde donde queremos enviar la respuesta rápida automática. Y si no puedes iniciar sesión desde la computadora puedes hacerlo con la aplicación móvil.

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 Luego hay que guiarse de una serie de pasos para completar el procedimiento y así poder hacer que el correo responda automáticamente los  mensajes que llegan.

 Desde PC

En la barra de la izquierda se debe buscar el botón archivo que es el que muestra un menú con las configuraciones. En la primera opción se mostrará 'Respuestas Automáticas', donde hay que entrar. Se abre rápidamente una ventana donde permite hacer las configuraciones de los mensajes automáticos.

Ahí hay que seleccionar la opción del círculo que dice activar el envío de respuestas automáticas. Debajo de esta opción, se encuentra otra que dice, solo enviar durante este rango de tiempo. En la cual, si se activa deberás seleccionar una fecha y hora en la que se envíen los mensajes automáticos. La primera es para responder al llegar los mensajes, mientras que la segunda envía en un determinado espacio de tiempo.

Más abajo aparece un cuadro donde hay que redactar el mensaje automático que le llegará a los contactos. Esta parte está dividida en dos, para que puedas escribir dos tipos de mensajes según el contacto a quien respondas. Una es la de'Dentro de mi organización' que es para personas del trabajo o colegio. Por su parte, fuera de mi organización es para responder de manera informal a los amigos.

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También es posible solo activar las respuestas automáticas en Outlook a aquellas personas que sean tus contactos. Es decir, que quienes no se encuentren agregados en tu lista de contactos, no recibirán respuesta automática en caso de que estos escriban un mensaje. Luego de terminar de configurar, basta con clicar en OK para que se establezcan los cambios.

 Con la aplicación móvil

Desde la aplicación móvil de Outlook también puedes activar las respuestas automáticas. Pues, el procedimiento se hace de manera parecida, solo que la barra de configuraciones no aparece en la izquierda, si no arriba.

En este sentido, luego también hay que buscar la opción de respuestas automáticas y empezar a generar los mensajes de respuesta. En ellos, de igual manera se pueden configurar unas reglas en caso de que el mensaje sea muy importante.  Por ejemplo hay la opción de alertar que además de enviar una respuesta automática, avisa que has recibido un mensaje.

En las reglas, también aparecen las opciones para especificar un destinatario importante, ya sea con el nombre o al agregar un alias a un contacto.  Porque  se puede seleccionar una respuesta automática en caso de que alguien en específico escriba, esto en la parte From o De.

También estas reglas se activan en caso de que en el mensaje o en el asunto del mensaje haya alguna palabra clave. En el caso de contener esta palabra clave, se activa automáticamente la respuesta rápida, pues se considera un mensaje urgente o importante.

correo outlook

Otras opciones disponibles en la sección de reglas son copiar o reenviar el mensaje recibido. Así como también hay la posibilidad de crear grupos de contactos para enviar mensajes con mayor facilidad. Todo esto en caso de que te encuentres ocupado o de viaje y no puedas revisar el correo electrónico.

 ¿Cuál es la razón por la que la opción de 'Respuestas automáticas' no me aparece?

Una de las razones por las cuales no puedes activar las respuestas automáticas en Outlook puede ser la versión de la aplicación. Pues si se usa una versión inferior a la del 2016 a veces puede generar algunos problemas con las nuevas actualizaciones.

Así mismo, también puede ser por problemas del navegador o fallas en el internet. En estos casos, Outlook no termina de cargar completamente y por eso no aparecen todas las opciones del menú. Por eso no se va a ver las respuestas automáticas, por lo tanto debes recargar la página o actualizar el navegador para solucionarlo.

Mejores respuestas automáticas que puedes utilizar en tu correo

Hay algunas respuestas fijas que debes usar a la hora de activar las respuestas automáticas en Outlook. Por ejemplo, una de las más usadas es para hacer la confirmación del recibo del correo o mensaje. En este sentido, puedes agregar mensajes como “Recibido” o “Confirmado” para hacer saber al emisor que ya tienes su mensaje.

escribir respuesta automatica

Por otro lado, también puedes hacer mensajes de agradecimiento por el envío del mensaje. Por ejemplo puedes escribir “muchas gracias, recibido” para mostrar cortesía con quien haya mandado el correo.

Por lo tanto, puedes pedir disculpas por no leer el correo a tiempo y avisar que estás ocupado o de viaje. El tamaño de los mensajes no es estandarizado, así que puedes escribir un mensaje largo como respuesta.

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