¿Cómo usar Excel para concatenar u ordenar textos, números, fechas y monedas?
De seguro que en alguna oportunidad nos ha pasado que luego de completar una base de datos en Excel necesitamos extraer información de ésta e insertarla en otra hoja de cálculo en un orden especifico, distinto al que tenemos en la base de datos, lo más probable es que nos haya robado mucho tiempo. Microsoft Excel es una excelente herramienta ofimática que cuenta con múltiples funciones entre las que se encuentran 'Concatenar', que nos permite unir más de dos cadenas de textos de una misma celda logrando que podamos organizar los datos en menor tiempo, veamos cómo podemos usarla.
¿Qué requisitos debe cumplir los datos para usar la función concatenar?
Si contamos con cierta información distribuidas en los distintos campos de una tabla y por alguna razón requerimos unificarlos en una sola celda, la función que debemos utilizar en Excel se llama concatenar, pero antes de usar esta función, primero debemos tomar en cuenta algunos puntos. Para empezar, los datos deben estar organizados en una tabla, esto para evitar que los datos sean concatenados de forma incorrecta, otro asunto de interés es el que está relacionado con los campos claves de caracteres.
Debemos recordar que solo se pueden concatenar campos claves, de manera que es posible que en algún momento tendremos que utilizar la función Analytics que nos concede el privilegio de convertir los datos que no corresponden a caracteres antes de llevar a cabo la concatenación, de este modo evitaremos que Excel nos esté mostrando un mensaje en pantalla que indica que no se puede realizar la acción.
¿De qué manera se pueden unir datos en Microsoft Excel?
Microsoft Excel cuenta con múltiples funciones entre las que encontramos el cálculo de horarios diurnos y nocturnos, sin embargo, una de las funciones más utilizadas tiene que ver con la capacidad que tiene la herramienta para unir datos y es que en Excel podemos fusionar la información contenida en dos celdas para al final obtener una sola celda con toda la información que antes teníamos en dos o tres.
Dicha unificación de información la podemos realizar de varias maneras, la primera opción es la de unir datos de dos o más celdas en una sola haciendo uso de una fórmula que debemos introducir cuidadosamente en la barra de fórmulas. Otro método es por medio de la función 'Guardar como' y 'Buscar y Reemplazar', un tercer método es a través de la combinación de filas y columnas.
Concatenar fechas y texto
Puede que en determinado momento tengamos que unir información numérica con texto como ocurre en el caso de las fechas con texto, un clásico ejemplo de esto es cuando queremos expresar, por ejemplo, que la fecha de la consulta es el sábado 22 de marzo del 2021, el formato que podemos manejar en Excel es 22-mar-2021 sin embargo, al momento de concatenarlo debemos hacerlo bien si queremos especificar el que la consulta será el día sábado.
Para lograrlo debemos organizar la información, colocando las fechas en la columna ‘A’, ahora bien, deseamos concatenar esta fecha de la columna 'A' con un texto que puede ser 'Sábado', para ello haremos uso de la función ‘Concatenar' y la fecha será formateada con la función 'Texto', así que tenemos que escribir en la barra de fórmulas, escribiremos específicamente =CONCATENAR('Sábado:',TEXTO(A4, 'dd-mmm-aaa')), colocar el espacio luego de la comilla es importante para que la información se vea espaciada en la celda.
Unir fechas, horas y texto
Si por el contrario, el interés que tenemos es el de unir información que contiene fecha, texto y hora, es decir, concatenar fecha y hora, manteniendo el ejemplo de una consulta médica, significa que lo que realmente deseamos es unir tres datos claves que son el día, que puede ser sábado, la fecha que es 22 de Marzo del 2021 y ahora agregamos la hora, 3:00 de la tarde, lo primero es contar con la información bien ordenada y tabulada.
Dado que contamos con una columna donde tenemos la hora y la fecha, debemos valernos de otro punto interesante al utilizar Excel, los símbolos, en este caso en particular usaremos el símbolo ampersand ‘&’ que nos permitirá la unificación de textos, recordemos que el resultado esperado es 'Sábado 22-mar-2021 a las 3 horas'. Por lo tanto, usaremos el símbolo ampersand para unir las celdas y la función texto para dar formato a la fecha y hora, colocaremos en la barra de fórmulas ='Sábado '&TEXTO(A4, 'dd-mmm-aaaa')&' a las '&TEXTO(A4, 'h')&' horas”, aun cuando se ve complicado, con el uso nos acostumbraremos y será más práctico y sencillo.
Concatenar textos con números formateados
Ahora bien, para lograr concatenar textos con números en Excel es necesario dar el formato apropiado a los números con la finalidad de evitar fallas en el proceso, dicho formato puede ser de euros usando la función TEXTO ya que este tipo de información la usamos por lo general para destacar comisiones, costo de la consulta o producto, así como cualquier tipo de información que requiera el uso de textos con números.
Para lograr la aplicación correcta de la función concatenar esperando el resultado Abel, tu pago es: 50 €, tendremos que ingresar nuevamente en la barra de fórmulas la siguiente formula, =A4&', tu pago es '&TEXTO(B4,'€#,##0'), entendiéndose que en la celda A4 está el nombre de la persona a la que pertenece el pago que en este caso es 'Abel' y en B4 el monto a pagar.
Unir datos de varias celdas
La unificación de varias celdas dependerá en gran manera de la versión de office, si disponemos de la versión 365 tenderemos a nuestro alcance la función UNIRCADENAS, para usarla introduciremos en la barra de fórmulas =UNIRCADENAS(' ', VERDADERO,A4:C4), así uniremos las celdas que van desde A4 hasta C4. Otra forma en la que lo podemos hacer es utilizando el símbolo ampersand, introduciremos =A4&' '&B4&' '&C4' y por último si contamos con EXCELeINFO add in en nuestro computador podremos utilizar la función EXCELeINFOCONCATERAR.