Cómo usar tablas de Excel para ordenar nombres alfabéticamente - Herramientas

Muchas veces te has preguntado cuántas funciones tiene Excel o qué tanto provecho sacarle a este programa, pero entre las opciones que nos ofrece, está la de ordenar alfabéticamente una serie de datos, estos pueden ser tus contactos, la nómina de empleados de una empresa u organización, tus estudiantes, etc...

Así que si deseas aprender a cómo poder darle dicho orden a tus grupos de datos en Excel, debes tomarte la tarea de leer cada detalle que se te irá mencionando con el propósito de que puedas hacerlo tú mismo en casa. Además sabrás cuáles son los beneficios que se tienen por organizar los datos, incluso podrás aplicar otro tipo de jerarquización u ordenanza.

¿Qué beneficios tiene para el análisis de datos ordenarlos alfabéticamente?

Realmente hacer un análisis requiere de varios pasos y procesos, por lo que para facilitar su aplicación, no hay nada mejor que los datos que se vayan a investigar o sean objeto de estudio, estén de manera ordenada. Pero adicionalmente, hay otra serie de ventajas o beneficios que esto implica, tales como los siguientes:

• Permite dar un orden a un conjunto de datos (sobre todo si es mucha información).
• Facilita la búsqueda para encontrar datos particulares.
• Hace que la variable a estudiar pueda ser ordenada.
• Mejora el rendimiento de los investigadores.
• Optimiza el tiempo al máximo en los análisis.
• Es mejor para poder imprimir y fotocopiar la información.
• Permite que se distingan con mayor claridad los datos obtenidos.
• Da un mejor aspecto de seriedad y orden al análisis.

¿Cuál es la forma en la que puedes usar la función ORDEN para reordenar los datos de tus tablas?

De manera sencilla y práctica te iremos enseñando cómo ordenar una tabla de datos alfabéticamente desde Excel. Para ello, lo primero que debes tener en cuenta es que debes abrir un libro en el programa y rellenar las columnas y filas con una serie de información que consideres, o en su defecto, si ya tienes una base o formulario de datos elaborada entonces solo ingresas a ella.

Una vez tengamos esto listo, en la cinta de opciones que aparece en la parte superior de Excel, justamente en la pestaña de inicio, verás que al extremo derecho (casi llegando al final de la barra) hay una opción que dice 'ordenar y filtrar'. Esta es la función que usaremos para dar orden a los datos.

Entonces, se procede a seleccionar el rango que deseas ordenar. Por lo general, se trata de tomar una columna completa, por ejemplo, la de los apellidos o nombres. Luego de seleccionada dicha columna, vas a la función de ordenar y filtrar y presionas sobre el orden que quieras darle, es decir, Excel da 3 opciones posibles de orden los cuales son alfabético de la A hasta la Z, de la Z hasta la A, incluso uno personalizado.

Presionas sobre la primera alternativa (A - Z) y allí aparecerá un recuadro con un mensaje especial, el cual permite ampliar el rango para que los demás datos no pierdan el sentido de su ubicación, aunque también puedes hacerlo solo con el rango actual que elegiste. Por ende, lo mejor es presionar el botón donde nos indica ampliar selección, luego damos clic en 'aceptar' y listo, toda la información quedará ordenada.

¿Qué pasos hay que seguir para ordenar los datos de tus tablas sin usar la función de Excel?

Ahora bien, existe otra forma muy sencilla en que podrás hacer que los datos de tus tablas hechas en el programa de Microsoft Office, logren tener el mismo orden alfabético. Pero esta vez, no necesitamos acudir a la función como tal, así que presta atención de cómo hacerlo con unos simples clic.

1. Abre la hoja de cálculo con tus datos.
2. Selecciona el rango a ordenar (aquí no pulsas el inicio de la columna, si que debes sombrear o hacer clic sostenido por todo el rango).
3. Sobre dicha información seleccionada, haz clic derecho y busca en el menú desplegable la opción de 'ordenar por'.
4. Ahora ya solo queda que presiones el orden, luego ampliar el rango y listo, se ejecutará.

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¿De qué forma puedes ordenar tus datos con otro tipo de medida?

Finalmente, entre las posibilidades de ordenar tus datos, como ya se ha dicho puede ser de manera alfabética. Sin embargo esta puede variar ya que Excel te da la posibilidad de escoger un orden ascendente o descendente y tú eres quien establecerás dicho criterio a considerar.

Pero además, puedes dar un orden personalizado, el cual sería mucho mejor para que puedas modificar o transponer de posición una columna y otra. Esto quiere decir, que si le das a esta opción que aparece en la función de ordenar y filtrar, entonces tú puedes hacer que las columnas cambien también el orden, dependiendo de la información almacenada allí y estudiando como principal los criterios convenientes para el fin de dicha data que se está creando.