Cómo buscar datos en varias hojas de Microsoft Excel - Búsqueda avanzada

Excel permite a sus usuarios buscar datos de una línea o columna muy fácil, para esto solo debes usar la herramienta “Buscar”. La misma analiza una hoja o el libro completo, por supuesto debes configurar esta opcion. Ademas tambien existe una forma de realizar una búsqueda avanzada en todas las hojas.

Para hacerlo solo necesitas usar el comando “BUSCARV”, debes escribir el símbolo igual (=) antes de usar el comando incluso la misma interfaz te mostrará una sugerencia de posibles comandos. Es decir, que antes de terminar de escribir tu comando se muestra el mismo para que solo le des clic.

Esta búsqueda avanzada es muy útil para empresas, ya que es muy común hacer el inventario o stock con Excel, y la búsqueda avanzada es perfecta para insertar un datos en específico. Es importante saber que debes usar tablas en la información con el propósito de facilitar la búsqueda, ya que requieres del número de tabla y de columna.

Es importante saber que debes seguir el orden obligatorio para poder insertar tus datos, ya que el comando “BUSCARV” requiere de una secuencia, asimismo se recomienda que las tablas están en la misma posición en todas las hojas, no es obligatorio pero sera mas facil si llevas todo en orden.

¿De qué manera se deben de ordenar los datos para poder hacer una búsqueda con BUSCARV?

Para realizar una búsqueda avanzada en Excel debes respetar el orden en que usa el comando “BUSCARV” la misma interfaz del programa te muestra lo que debes escribir primero en una pequeña franja de texto. De igual forma el orden correcto del comando “BUSCARV” es el siguiente:

Aplica el formato de tabla

El formato del comando “BUSCARV” debe respetar el orden de una tabla, “BUSCARV(Valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;orden)” a medida que introduzcas los campos la interfaz del programa te guiará durante el proceso.

Selecciona las tablas donde se realizará la búsqueda

Es muy importante que los datos sean tablas de lo contrario debes convertir los datos en una, incluso tienes la opción de resaltar filas, celdas y columnas en Excel, para identificar más rápido una tabla. Se recomienda que cada hoja tenga su propio nombre al igual que las tablas, ya que cada objeto debe ser identificado y seleccionado, para usar el comando “BUSCARV”.

¿Cómo usar la función BUSCARV en una tabla de Excel?

Es muy sencillo usar la funcion “BUSCARV”, lo único que debes hacer es tener conocimiento del comando y qué significa cada parte del mismo. Entonces “BUSCARV(Valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;orden)” se usa de la siguiente manera:

• Escribes = BUSCARV para activarlo.
• Valor_buscado es el código de la celda donde será identificado todo el resto del contenido. Por ejemplo un producto se identifica con un código, que tiene una ubicación, Un ejemplo, seria A1 donde A es la columna y 1 la fila. Entonces A1 es el Valor_buscado.
• Matriz_buscar_en aquí solo debes escribir el nombre de la tabla en la que deseas buscar un dato.
• Indicador de Columnas aquí escribes el número que identifica la columna de tu tabla.

Es importante saber debes cerrar el paréntesis al final del comando, de lo contrario no estará terminado, además al final tienes la opción de escoger si deseas una búsqueda exacta o parcial, puedes identificar este campo con el número 0.

¿Qué pasos se deben de seguir para buscar datos en varias tablas y hojas de Excel?

Si ya sabes como usar el comando buscar notaras que debes escribir el nombre de la tabla la cual necesitas hallar un dato, pero debes saber que existe un comando que puedes agregar a la función de “BUSCARV” y de este forma se ejecutarán juntos. Por eso es importante entender la:

Función SI.ERROR + BUSCARV

Es muy simple solo debes escribir “=si.error” antes del comando “BUSCARV”. Hecho solo procedes con los datos de la fórmula buscarv en su orden normal. Pero al final después de cerrar el paréntesis debes copiar el símbolo de punto y coma (;) y ya puedes volver a escribir de nuevo el comando “SI.ERROR”.

De este modo puedes volver agregar el comando “BUSCARV” pero con otros datos de búsqueda. Es decir, que si buscaste en un la tabla 1 por ejemplo ya puedes modificar este campo y buscar en la tabla 2, y así varias veces hasta usar todas las disponibles. Observamos que al escribir el código del valor buscado se mostrará tu información realizando la búsqueda en todas las hojas.

¿Qué otras opciones se tienen en Excel para la búsqueda de datos en las hojas de cálculo?

En Excel puedes usar varias herramientas para la búsqueda de datos, la más común es la de “Buscar” en la cual la puedes abrir con la combinación de teclas “Ctrl + B”, notarás que puedes desplegar las opciones y colocar “Libro” como método de búsqueda, de esta forma la ahras en las las hojas de cálculo. También tienes otras opciones como:

MACROS

Las macros se usan para usar varias acciones en una. Es decir, que puedes ingresar datos que usas con frecuencia con un solo movimiento, hasta puedes personalizar los botones de las macros. Por supuesto también puedes usarlos para el comando “BUSCARV” ya que puedes organizar varias funciones con un solo botón, de esta forma asignamos el código de búsqueda más rápido.

Usa plantillas prediseñadas

Antes de abrir un archivo en Excel la aplicación te muestra la opción de usar alguna plantilla, existen varios modelos y muchas de ellas facilitan la búsqueda de datos en las hojas de cálculo, solo debes aplicar la que más se adapta a tus necesidades.

Si tienes algún problema con las tablas en Excel no dudes en consultar el soporte técnico con el fin de solucionar cualquier duda relacionada con los comandos o tablas.