Cómo proteger en Excel un documento con contraseña - Seguridad de archivos
Tanto Excel como el resto de los programas del paquete de Microsoft Office ofrecen la posibilidad de proteger sus documentos con contraseña. Esta posibilidad es sin duda una de las mejores y que poco se emplean en la mayor parte del tiempo. Así que para proteger con contraseña tus documentos de Excel, te recomendamos que leas esta guía definitiva que hemos hecho para ti.
¿Qué limitaciones existen en un documento protegido con contraseña?
Al igual que cualquier otro tipo de archivo el cual está protegido con contraseña, existen limitaciones en cuanto a las acciones que un usuario puede tener al momento de abrir o modificar un archivo Excel. Entre las limitaciones más destacadas podemos mencionar:
Evitar que lo modifiquen
Es el principal motivo por el cual los documentos de Excel y cualquier otro tipo de documento tienen contraseñas. La idea principal detrás de toda protección es que cualquier usuario pueda tener acceso a la información contenida en un documento Excel, pero sin la posibilidad de agregar, quitar o modificar la información que ya existe.
Es decir, que no podrás ni agregar o quitar un punto, a menos que tengas el acceso completo al documento mediante la contraseña correspondiente. Por lo general, cuando un archivo se encuentra protegido este solo proporciona el modo lectura e imposibilita los cambios en el archivo.
No se puede mover a otra carpeta
Se podría decir que este es un nivel un poco más avanzado que la limitación anterior, ya que el usuario que ha establecido la protección ha especificado que es imposible mover de ubicación el archivo a otra carpeta. Así que por más que lo intentes, será muy difícil para el usuario promedio poder cambiar la ubicación del archivo a uno que le convenga más.
¿Qué se debe tomar en cuenta para bloquear un Excel con contraseña?
Existen unas cuantas consideraciones al momento de bloquear un documento Excel con contraseña. Para cada usuario hay diferentes, pero en términos generales, estas son las más generales:
Tener un respaldo de la contraseña en un lugar seguro
Esto se hace más que todo para evitar que un documento no pueda ser abierto incluso por el mismo creador o persona que impuso el bloqueo. Suele suceder que un usuario coloca una contraseña y por diferentes motivos, la contraseña es olvidada. Esto se traduce en la imposibilidad de desbloquear el archivo y a la pérdida del mismo. Por ende, contar con un respaldo de seguridad y de las contraseñas nunca está demás.
Por otro lado, te resultará muy útil tener un archivo Zip con contraseña para así guardar todos los documentos Excel que desees sin necesidad de agregarle un password a cada uno de los documentos separados. Simplemente crear un archivo ZIP con todos los documentos, le agregas una contraseña global y listo.
Tomar en cuenta la dificultad de la contraseña
La dificultad de la contraseña va a depender de muchos factores como los siguientes:
- Si será un documento que se enviará por correo electrónico
- Hoja de Excel que compartirás con el público a través de los servicios de Google drive
- Si perteneces a una empresa o negocio en donde se manejan grandes cantidades de información.
Además de esto, depende netamente del usuario colocarle la dificultad de la contraseña. Si se trata de información que no es tan relevante, no es necesario establecer una contraseña compleja ni larga.
Por otro lado, si los datos que contiene dicho archivo son de gran importancia, hay que pensar muy bien la combinación de los caracteres y los mismos caracteres como tal para crear una contraseña difícil de adivinar pero que al mismo tiempo sea fácil de recordar.
¿De qué manera coloco una contraseña a un Excel?
Dado a que el paquete de Microsoft posee soporte para ordenadores y teléfonos inteligentes, a continuación te explicaremos los pasos a seguir para cada uno de los equipos mencionados, de esta manera, sabrás cuándo y cómo proteger un archivo Excel desde cualquier dispositivo.
Desde el ordenador
- Primero abre el archivo que deseas proteger y luego ve a la opción de Archivos y desde allí, elige Información.
- Ahora te aparecerá un cuadro referente a la Protección de Libro y desde allí, tienes que elegir la opción cifrar con Contraseña.
- Ahora tendrás que agregar una contraseña y luego hacer clic en Aceptar
- Ten en cuenta que para aplicar los cambios y establecer la nueva contraseña, tienes que reescribir la que acabas de ingresar. Terminas por aplicar los cambios y el documento ya se encontrará protegido.
Con un dispositivo móvil
Por desgracia, la función de proteger un archivo Excel desde el teléfono resulta imposible, puesto que el programa para dispositivos móviles no cuenta con esta opción. Las alternativas por las que se pueden optar, son las siguientes:
- Utilizar una aplicación como WinRar que te permite crear archivos comprimidos con una contraseña
- Optar por páginas y plataformas online el cual te permite proporcionarles una contraseña a tus documentos Excel.
¿Qué otros métodos hay para poner una contraseña en un archivo de Excel?
Como mencionamos anteriormente, existen varios métodos para proteger un excel con una contraseña, si embargo existen otras alternativas que vale la pena mencionar a continuación:
Desde un sitio web
Como bien mencionamos, hay muchas páginas en internet oficiales y no oficiales que te brindan la posibilidad de agregarle una contraseña a cualquier documento Excel que desees e incluso, a otros tipos de archivos si lo necesitas. Solo tienes que buscar bien, verificar que realmente funcione (te recomendamos que pruebes con un archivo sin información de importancia).
Programas de terceros
Programas para proteger documentos hay por montón y la elección depende de tus necesidades, así como también de la capacidad de tu ordenador o teléfono inteligente para soportar tal aplicación. Pero en términos generales, nuestra recomendación es optar por WinRar, Zip u otro programa que trabaje con este tipo de cifrado, ya que, a fin de cuentas, es muy difícil vulnerar las contraseñas impuestas por estos programas.