Cómo crear una cuenta de correo electrónico empresarial - Guía completa de uso

Para aquellos que están buscando una forma de tener una mejora en lo que respecta a su cuenta de correo electrónico personal, están los correos electrónicos empresariales los cuales tienen ciertas ventajas en comparación con las cuentas normales.

Si ya decidiste optar por esta mejora y empezar a trabajar con una cuenta empresarial, este artículo está destinado a explicarte todo lo concerniente a este tipo de cuenta y cómo debes hacer para abrir un correo electrónico empresarial.

¿En qué consisten las direcciones de correo electrónico institucionales?

Son correos electrónicos que poseen todas las utilidades y ventajas que un correo normal, salvo que tiene algunas ventajas sobre las mismas. Por lo general, se puede identificar los correos empresariales, ya que cuenta con el nombre de la marca o empresa luego del “@”. Por ejemplo: [email protected].

Así pues, también podemos decir que los correos corporativos ayudan a que la empresa pueda separar la parte personal con la de la empresa. Es decir, que la primera parte está constituida por un nombre X, mientras que la segunda parte posee el nombre de la empresa y, para efectos prácticos, crear un correo corporativo en Gmail es muy fácil de hacer.

¿Cuáles son las ventajas de tener un correo electrónico empresarial?

Ahora bien, es posible que te preguntes si este tipo de correo presenta ventajas sobre los correos habituales. La respuesta a esto es afirmativa y a continuación, te mencionaremos algunas de ellas:

1. Mejora en la filtración de información

Como tal, todo correo corporativo está en la capacidad de brindarte funciones de programación para que el mismo correo se pueda adecuar a las necesidades que posea tu empresa.

De igual forma, los filtros que puedes establecer para los diferentes tipos de informaciones quedan a tu criterio y es posible con los correos corporativos. Se podría decir que tienes un mejor control sobre los correos considerados como spam, correos que contienen algún tipo de virus, capacidad para filtrar la cantidad de publicidad que recibes y los diferentes correos que normalmente son considerados como informativos.

2. Evitar caer en el Spam

Por lo general, cuando solemos enviar demasiados correos electrónicos, nuestro destinatario tiende a mandarnos a la carpeta de Spam porque nos considera de esa manera. No importa que se trate de una cuenta en Outlook, Gmail, Yahoo y demás, esto siempre va a ocurrir.

Ahora bien, la situación cambia drásticamente cuando tu correo electrónico está respaldado por un dominio y un Hosting. En este caso sin importar la cantidad de correos electrónicos que envíes, estos terminarán llegando al buzón de entrada y el usuario podrá verlos sin problemas. Así que puedes estar tranquilo si tienes la intención de enviar correos electrónicos masivos personalizados.

3. Mayor facilidad al momento de trabaja

Por lo general, un correo corporativo es utilizado por más de una persona. Al ocurrir esto, se tiende a recibir demasiada información y lo común es que sea información diferente y dirigida para cada persona. La buena noticia es que los correos corporativos te ayudan en gran medida a gestionar la información y que todo correo electrónico que llegue al buzón de mensajes, lleguen de manera ordenada.

¿Qué debemos de tomar en cuenta antes de crear nuestro correo institucional?

Existen una serie de aspectos que tienes que considerar muy bien antes de decidir crearte un correo institucional o corporativo. Entre los más destacados se encuentran:

Crea tu dominio propio

Es vital que tengas un dominio propio y no uno que sea prestado o que sea temporal. Todo correo electrónico corporativo tiene que poseer un dominio único, que se diferencie de los demás y que, sobre todo, pueda ser reconocido y recordado por cualquier persona.

Ten en cuenta un aspecto importante y es que, no confundas el dominio de una página web, con el dominio de un correo electrónico. Son cosas totalmente distintas y la forma de saberlo, es que los dominios para correos electrónicos son aquellas palabras o nombre que va después de un @.

Investiga tus posibles clientes

Es vital que investigues todo lo relacionado con tus clientes, puesto que en función de la información que obtengas, el nombre de tu dominio cambiará. Además, se te hará mucho más fácil establecer planes de marketing y estrategias de ventas a través de correo electrónico.

Un dato importante, es que, en función de los resultados de tu investigación, se te recomienda agregar una firma electrónica, por ejemplo, Outlook te brinda ésta opción, y de seguro te ayudará a que te conecte con tu público objetivo.

Elige un plan de cuentas y almacenamiento

En cuanto a los planes que puedes elegir, esto dependerá de cuál va a ser la plataforma que elijas. Por lo general los precios de los planes y sus respectivos almacenamientos tienen un costo muy similar. Puedes optar por abrirte una cuenta de correo empresarial en Gmail, o elegir la plataforma que mejor creas adecuada para ti.

Crea cuentas personales dentro del correo

Aunque no es de uso obligatorio, si lo puedes implementar siempre que tengas un equipo de trabajo que necesite manejarse a través de correos electrónicos. Existen planes que te permiten crear un número limitado de correos personales dentro de tu mismo correo empresarial.

¿De qué manera puedo configurar mi cuenta de Gmail actual como uno empresarial?

Imaginemos por un momento que tienes una cuenta Gmail empresarial, pero aún no la has configurado. Para hacerlo tienes que:

1. Comienza por iniciar sesión con tu cuenta empresarial.
2. Luego que estés dentro, busca el engranaje en la esquina superior derecha y presiona sobre Configuración.
3. Dentro de este menú, deberás abrir la opción Cuentas e Importaciones
4. Luego tienes que seleccionar Añadir una cuenta de Correo POP3 que sea tuya
5. A partir de aquí, se te abrirá una ventana el cual te permitirá configurar la cuenta para recibir correos electrónicos.
6. Gmail te da la opción de vincular hasta 5 cuentas distintas al mismo tiempo.
7. Una vez que hayas introducido el correo y haber hecho clic en siguiente paso, tendrás que introducir un hosting.
8. Lo que resta es rellenar los campos que se te piden en l ventana y para finalizar, tienes que dar en Añadir Cuenta.

¿Cuál es la mejor plataforma digital para crear una cuenta de correo institucional?

Aunque no lo creas, Gmail no es la principal plataforma recomendada para crear cuentas empresariales. Existen muchísimas en internet que tienen mejores prestaciones y le brindan al usuario mayores posibilidades. Entre estas podemos mencionar:

Genuino Cloud

Se trata de una plataforma con sede en México y es considerada como una de las líderes en el sector de correos empresariales. En caso que te preguntes qué hace diferente a Genuino Cloud del resto, es sencillamente por lo siguiente:

1. No te obligan a pagar una cantidad exacta por correos idénticos
2. Tienes la posibilidad de elegir almacenamientos en la nube que van desde los 10 GB hasta los 100 GB.
3. Cada usuario puede elegir funciones por separado o bien armar sus propios paquetes para así evitar gastos en funciones que no son necesarias.
4. Tienes la posibilidad de contratar servicios de correos empresariales con dos proveedores, pero manteniendo un mismo dominio.

NameCheap

Lo que caracteriza a esta empresa, es su gran capacidad para ofrecer funciones y servicios de la más alta gama. Fácilmente puedes gestionar como mejor prefieras tus dominios, establecer configuraciones sencillas, tener acceso a ciertas aplicaciones, cuenta con planes que son accesibles para casi cualquier usuario.

La mayor ventaja que podemos mencionar de Namecheap, es que ofrece un soporte las 24 horas del día, todos los días. Así que, si presentas algún tipo de problema o novedad con tu cuenta empresarial, la respuesta que tendrás no tardará demasiado.