¿Cómo hacer un certificado laboral usando Microsoft Word? - Requisitos y proceso

El esfuerzo laboral muchas veces es importante reconocerlo, existen empresas y organismos que gastan dinero en la expedición de certificados laborales, cuando en realidad es algo muy simple y sencillo de hacer. Por eso aquí en Descubre Cómo Hacerlo te diremos cómo puedes crear un certificado de forma profesional con tan solo usar la herramienta de Microsoft Word.

¿Qué datos se deben de incluir un certificado de trabajo en Word?

Aquí te diremos los datos que debe incluir para que hagas un certificado muy profesional.

Nombre completo de la empresa y responsable

Uno de los datos más importantes e imprescindibles que debe llevar un certificado laboral es el nombre o también llamado razón social de dicho organismo ya sea uno público, privado, o mixto. Esto es importante para saber donde se encuentra laborando la persona y de esta manera obtendremos un certificado mucho más presentable. Es recomendable que el nombre de la empresa, este ubicado en la parte superior de la hoja o cuando se comienza a escribir la información de la empresa que lo otorga. Como por ejemplo: ‘La empresa de textiles ZARA corporación cuyo registro de información fiscal es E-2548538-1’.

Nombre del responsable

Todos los certificados laborales además de contar con el nombre de la institución o empresa también debe tener una persona responsable que otorgue a su nombre el certificado laboral.
No es obligatorio que dicha persona sea el gerente principal de dicha organismo o el presidente de la institución. Un certificado laboral puede ser otorgado por el sub gerente encargado, el vicepresidente e incluso un secretario autorizado en emitir dicho documento.

Nombre de la persona que se verá beneficiado

Todos los certificados laborales deben llevar de forma obligatoria el nombre de la persona a la cual el organismo certifica, dicho requisito debe ser el nombre completo y apellidos de soltero o casado, anexado a ello de forma obligatoria también debe contener el número de identificación ya sea del DNI, cédula de identidad o el pasaporte del individuo. Dicha información debe ir ubicada a la mitad de la hoja por ejemplo: ‘La empresa certifica que el ciudadano Alfonso José Delgado Herrera de nacionalidad Española de estado civil: soltero portador del documento de identidad número E-40485438’.

Existen certificados laborales de mayor envergadura como por ejemplo cuando una empresa ya sea de sector primario otorga un certificado laboral a una empresa del sector secundario, dicho certificado hace constar que la empresa secundaria labora o realiza servicios para la empresa primaria estas empresas no es obligatorio que tengan el mismo nombre, es muy común en sector empresarial que una compañía pequeña labore para una empresa grande.

Este tipo de certificado laboral debe llevar el nombre completo de la empresa que lo otorga, el registro de impuestos, y el nombre de la empresa a la cual es otorgado junto con su número de impuesto o también llamado registro de información fiscal.

Al igual que la información anterior está información debe ir ubicada en la mitad o zona central de la hoja como por ejemplo:

‘La empresa de ganadería el tunal cuyo registro fiscal es E-23457898-7 hace constar que la empresa el henar labora para nuestra compañía realizando entrega de mercancía’.

Labores detalladas que realizó el empleado

Es imprescindible que un certificado laboral especifique la labor o función que realiza o realizó el empleado en cualquier área de su trabajo ya sea como personal de limpieza, personal administrativo de oficina entre otros tipos de personal que existen, si el certificado laboral va dirigido a una empresa debe especificar a que campo se dedica, ya sea empresa de servicio, empresa de suministro, de transporte entre otros. Por ejemplo:

‘El empleado Alfonso José Delgado Herrera laboro en nuestra compañía telefónica realizando trabajos de instalación de equipos para hogares y oficina’.

Horario y tiempo en que trabajó

Es necesario especificar en la certificación laboral el tiempo que el empleado trabaja, ya sea horas semanales o mensuales, también puedes especificar y no es obligatorio si cuenta con algún día libre o de descanso.

Es importante recalcar la fecha en la que comenzó a laborar el empleado y el tiempo que lleva trabajando. En caso de que dicho personal ya no se encuentre activo es decir esta retirado se debe mencionar la fecha en que inició hasta la fecha que culminó su labor. A continuación un ejemplo:

‘El ciudadano Alfonso José Delgado Herrera ha laborado en nuestra compañía durante 6 años seguidos sin retiro alguno, desde el 15 de marzo del año 2015 hasta la presente fecha’.

Fecha y lugar de la elaboración

Los certificados laborales además de tener la fecha en la que dicho empleado elaboró y dejo de elaborar, también debe contar con la fecha y lugar de emisión del documento. Esta fecha debe definir el momento exacto en cuál fue realizado dicho trámite. Anexado a ello también es importante mencionar el lugar en el cual fue realizado el documento.

A la hora realizar un documento en Word la fecha y lugar de elaboración se suele colocar al final de la redacción en la parte inferior de la hoja y de ser redactada de la siguiente forma, por ejemplo:

'Certificación laboral que expide en Madrid a los ocho (08) días del mes de marzo del año dos mil veintiuno (2021).'

Firma del beneficiado y responsable

Por último el certificado debe llevar de forma obligatoria la firma del empleado y también la firma del responsable, esto se suele colocar en la esquina inferior derecha pero no es obligatoria dicha ubicación. Es recomendable colocar unas líneas que indique el lugar en el cual deben ir dichas firmas.

¿Cómo se debe redactar una carta de certificación laboral el Word?

Para redactar una carta o certificación laboral en Word es necesario realizarla con buena ortografía, buena redacción, y un lenguaje entendible que mencione todos los elementos antes mencionados. Por último no debes contener una longitud mayor a una hoja y el certificado debe hacerse en una hoja en forma vertical, si la empresa u organismo contiene un cintillo o logotipo debes colocarlo en el certificado.

¿En dónde puedes encontrar plantillas prediseñadas para el certificado laboral?

Encontrar una plantilla que te ayude a realizar de forma más fácil y rápida un certificado laboral es una tarea muy sencilla para ello debemos abrir un navegador de internet de tu preferencia, ya sea Google Chrome, Firefox, Opera o cualquier otro.

Existen diversas páginas donde puedes encontrar diversos modelos de plantillas para el certificado laboral entre ellas tenemos las siguientes: La plataforma Canva, Modelode, Wonder y muchas otras. Ingresa a cualquiera de estas páginas web y descarga el modelo o plantilla de tu preferencia. Muchas veces estas plantillas se encuentra tan bien redactadas que incluso ya vienen de solo llenar la información.

¿Qué hacer para que tu certificado se vea muy profesional?

Si deseas que tu certificado en Word se vea mucho más profesional debes tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

Agrega el logo de tu empresa

Un certificado laboral más profesional debe llevar algunos pequeños detalles y entre estos tenemos el de agregar el logo de la empresa, se recomienda también agregar un Cintillo de dicha empresa, el sello y en el caso de ser una institución educativa debe llevar su respectivo escudo, y también el escudo del estado o distrito en el que se encuentra.

Nunca tengas faltas de ortografía

Otro detalle que es de suma importancia es que el certificado no puede tener errores ortográficos, ya que esto dará un aspecto poco profesional, también debes respetar los signos de puntuación.

Usa negritas y subrayado cuando sea necesario

Otro aspecto a tomar en cuenta es que si hay frases importantes en el certificado debes subrayarlas o colocarles negritas.

Imprime a color

Por último para que tu certificado tengo mejor apariencia es decir se vea más profesional a la hora de imprimirlo debes hacerlo a color.