Cómo hacer una gestión de préstamos y cobros con Excel - Administrar información
De manera fácil y sencilla podrás implementar un sistema o proyecto en base a las herramientas que ofrece el mismo programa de Microsoft, aquí nosotros te iremos explicando cómo crear y gestionar los préstamos y cobros que has ido haciendo y que será muy útil para tu empresa o pequeño negocio, ya que con ello se te hará más fácil reconocer los ingresos, la utilidad, el interés y demás factores que consideres importantes.
¿Qué categorías debes tener para llevar un buen control de cobros y préstamos en Excel?
Para poder tener un sistema efectivo que gestione los cobros y préstamos que realizas, debes tomar muy en cuenta que se requiere colocar columnas donde la información sea sencilla de plasmar y entender. A continuación, te indicaremos algunas de esta que por obligatoriedad deberás incluir en este sistema.
Montos pagados y su fecha
Tener un buen control sobre los pagos y el registro de los mismos, hará que tu empresa vaya siendo mejor administrada. Para ello, cuando abras el programa de Excel, en la hoja de cálculo que selecciones para ejecutar tal fin, se necesita ir rellenando las celdas con información acorde. Por un lado, puedes colocar el número de cliente (creando una identificación para cada uno) o en su defecto el nombre y apellido.
Después, ir colocando la fecha en la que se realiza el crédito, a su lado el monto original de la deuda, luego se registrará la fecha en que vaya cancelando y enseguida el monto que abone. Una vez realices esto, puedes ir complementando con otras columnas donde podrás insertar el valor restante por pagar, el número de contactos, los intereses, etc...
La ganancia que obtienes y cuotas restantes
Cuando ya hayas personalizado tu hoja de cálculo con la información de cada cliente, respectivamente ordenado y bajo el orden que hayas considerado (de manera cronológica); llega pues el momento de colocar al lado de todo ello, el número de cuotas restantes por pagar en primer lugar y, después el porcentaje con la ganancia o utilidad que se vaya obteniendo a raíz de los cobros.
¿De qué manera se crea un control de cobros y préstamos en Excel?
Primero debes tener el libro de Excel abierto, después ubicas en la primera hoja los datos de tus clientes o deudores y en otra hoja colocas la tabla para hacer el cálculo de cada uno.
La función 'sumar.si.conjunto' y 'contar.si.conjunto'
A través de implementar cualquiera de estas dos fórmulas, podrás ir actualizando el pago que hagan los deudores, generando una mayor fluidez y control sobre el sistema. Para el caso de 'sumar si conjunto' te indicamos que esta fórmula requiere de algunos criterios a evaluar y del rango de celdas donde se extraerá la información correspondiente.
Sumar si conjunto facilita mucho este trabajo de cobros y préstamos, porque permite ir sumando las cantidades de dinero que han sido regresadas por los deudores o clientes que tengas; solo basta con que vayas a la celda adecuada, escribas '=sumar.si.conjunto' y te aparecerá la fórmula, das doble clic sobre ella para usarla.
Cuando la tengas lista, entonces seleccionas el rango donde están los pagos y vas separando con punto y coma (;) y enseguida a cada rango de datos, se debe colocar el criterio a evaluar para que el programa realice la suma especificada en este último. Por ejemplo, para estos casos podrás emplear la palabra 'PAGO' (encerrada en comillas) como el aspecto a considerar y listo, oprimes enter y a medida que aparezca la palabra en el rango previsto, entonces Excel irá sumando de manera automática.
En cambio, para la función de contar si conjunto, aquí solo será para que puedas contabilizar el número de cuotas por pagar o los días de mora que devengan interés, etc... De manera similar al anterior, la diferencia es que basta con seleccionar el rango y asignar un criterio determinado; pudiendo aplicar el mismo ejemplo anterior, entonces puedes contar los pagos hechos o en su defecto los que están pendientes de efectuarse.
Aplicando el formato condicional
Por último, tienes otra alternativa muy sencilla que será de gran utilidad para ti; esta se llama 'formato condicional', la cual permite que resaltes ciertas celdas en base a determinadas condiciones que podrás personalizar. Esta opción la encontrarás fácilmente en la barra del menú en la parte superior, en la sección de inicio, específicamente a mano derecha.
Al seleccionarla, te permitirá destacar las celdas donde no hayan pagos, aquellas con una tasa porcentual mayor a una cantidad prefijada, colocar íconos, hacer que las celdas tengan un color sólido o degradado, etc... Todo ello será muy fácil de aplicar, incluso puedes administrar esta opción con el fin de que sea más particular y vaya según el criterio que hayas establecido previamente.