Cómo usar los documentos de Google sin cuenta de Gmail - Docs y presentaciones
Tener una cuenta Gmail te abre muchas puertas, ya que tendrás acceso directo a todas las herramientas de Google trabajando tus documentos y presentaciones desde el drive que respalda todos tus archivos en la nube. No obstante, existe la posibilidad de usar los documentos Google sin tener cuenta de Gmail, caso en el cual pueden surgir ciertas limitantes y riesgos de error que podrás solventar como te indicaremos a continuación.
¿Por qué es necesario que los usuarios de estas herramientas de Google tengan cuenta de Gmail?
Los servicios de Google son bastante amplios en la actualidad. Sin embargo, todavía existe personas que no se han unido a la comunidad de Gmail, esto puede traer ciertos inconvenientes al momento de querer utilizar las herramientas de Google como en el caso de los documentos, presentaciones, entre otros.
Aunque puedes crear una cuenta Google sin un correo Gmail, su funcionamiento no estará tan garantizado como con Gmail, ya que al momento de compartir documentos usando otras cuentas te puede aparecer un mensaje alertando error debido a que la vinculación de la cuenta Google con Gmail facilita el funcionamiento.
¿Qué puedes hacer para que tu contacto sin Gmail pueda ver el archivo de Google?
En principio para compartir documentos Google era necesario que ambos usuarios tuvieran una cuenta Gmail activa, pero en la actualidad puedes compartir dichos archivos a tus amigos con otro tipo de correos electrónicos, dicho usuario recibirá un mensaje en su cuenta de correo electrónico con el enlace de descarga de Google Drive contentivo del archivo que has enviado y al momento de abrirlo este le pedirá introducir su dirección de correo electrónico para crear una cuenta de Google.
Entonces tu contacto debe crear una cuenta Google para poder acceder al archivo que le has enviado y para ello solo debe hacer lo siguiente:
- Dirígete a la página principal de acceso a la cuenta Google.
- Ubica la opción de crear cuenta y procede a añadir tu nombre.
- Selecciona el renglón de utilizar tu propia dirección de correo electrónico sin importar que no sea de Gmail, agrégala y presiona el botón denominado siguiente.
- Recibirás un código de verificación en la dirección de correo electrónico aportado.
- Pulsa el apartado de verificar y procede a proteger tu cuenta para evitar que otros la usen sin permiso.
¿Cómo cambiar el formato de tu archivo?
Ante los posibles errores que se pueden suscitar cuando intentas compartir un documento Google con un usuario que no tiene Gmail, puedes intentar modificando el formato de tu archivo, para proceder a enviarlo por correo electrónico bajo otro tipo de formato como Word, PDF, entre otros.
Para ello tendrás que abrir el panel de opciones y seleccionar la opción guardar como, elige el formato y el documento se guardara en tu dispositivo. En este caso el archivo ya no se encontraría en la nube como suelen estar resguardados los documentos Google de tu Drive, por el contrario, lo encontraras en los archivos de tu computador listo para adjuntarlo y enviarlo a cualquier tipo de correo electrónico u otros formatos.
¿Qué hacer para exportar el archivo a otra aplicación?
Debido a la necesidad de exportar el archivo desde Google documentos hacia otras aplicaciones para poder compartirlos con alguien que no utiliza el Drive, es indispensable la modificación de su formato y guardarlo implementando una extensión de archivo distinta para que el contacto pueda abrirlo y editarlo. Entonces para exportar el archivo a una aplicación diferente debes seleccionar el documento y elegir la opción descargar como.
Luego seleccionarás el formato en con el cual deseas descargarlo como docx, odt, rtf, pdf, txt, html, epub, pptx, svg, jpg o png. Y al momento de guardarlo este se exportará al formato de la extensión de la aplicación seleccionada. Además, siempre puedes acudir al tradicional cortar y pegar y trasladar la información del documento Google a un archivo Word o a cualquier otra aplicación de tu preferencia.
¿De qué manera puedes crear una nueva cuenta de Gmail para poder acceder a las funciones de Google Documents?
Es evidente la necesidad de tener una cuenta Gmail para disfrutar de todas las ventajas de Google, por ello para crear una nueva cuenta de Gmail es necesario primero crear tu propia cuenta Google en la página principal de la misma, para ello debes elegir un nombre original que no exista en la plataforma, es decir que no se encuentre reservado en Google, luego tendrás que hacer lo siguiente:
- Procede a introducir tus datos personales, incluyendo tu dirección nueva de correo electrónico y su contraseña.
- Luego tendrás que verificar el número telefónico que agregaste al recuadro que te ha aparecido en la presente opción.
- Después agrega otros datos personales adicionales que te pedirá la plataforma como un correo electrónico adicional por si en el futuro necesitas activar la recuperación de contraseña.
- Por último acepta las políticas de privacidad y estarás listo para comenzar a usar tu cuenta Google, ya que de forma automática iniciarás sesión en tu cuenta Gmail y se abrirá la bandeja de entrada de tu nueva dirección de correo electrónico Gmail para poder acceder a las funciones de Google Documents.