¿Quién puede ver o acceder a mis archivos de Google Drive? Cómo saber quien los ha abierto o visto

Google Drive es una de las muchas herramientas que ofrece el paquete de Google y si no has escuchado hablar de ella, es momento de conocerla. Muchos usuarios se valen de esta para guardar archivos e incluso videos que pueden subir y luego descargar, liberando espacio de la PC, sin tener que eliminar documentos e información de interés.

Además, Google Drive ofrece cientos de ventajas que pueden ayudarte a facilitar tus actividades laborales, como la realización de encuestas, creadas en Google Forms, y compartirlas mediante Google Drive.

Por supuesto, Google Drive es el aliado perfecto para hacer un respaldo de documentos de tu PC, antes de formatearla. Además, podrías acceder a toda la información que guardes en esta nube, desde cualquier dispositivo que cuente con conexión a Internet.

Para verla en tu móvil, lo ideal es descargar la aplicación de escritorio. En caso de que tu sistema operativo sea diferente de Android, quizás necesites descargar primero la Play Store para iOS.

Ahora bien, una vez que sabes todo esto, es normal preguntarse ¿quién tiene acceso a mis archivos de Google Drive? Afortunadamente esa respuesta está a solo unos pocos pasos.

¿Quién puede ver mis archivos Google Drive?

Comienza por acceder a tu cuenta Gmail. Una vez allí, las aplicaciones ligadas a esta se sincronizarán automáticamente al dar clic en el ícono respectivo. Ahora bien, desde la pantalla principal, ubica el cursor en la esquina superior del lado derecho.

Allí encontrarás un conjunto de puntos formando un cuadrado, al dar clic se desplegará un menú. Encuentra el ícono de Google Drive y haz un clic sobre este. Rápidamente la pantalla principal de la aplicación aparecerá ante ti.

Encuentra el archivo que necesites revisar, coloca el cursor sobre este y haz un clic derecho. Se abrirá un menú desplegable donde deberás seleccionar la opción “Compartir” e inmediatamente podrás ver los nombres con quienes puedes compartir el documento en Google Drive, así como los dos primeros nombres que tienen acceso a este.

Para ver el resto de las personas que pueden acceder a tu documento deberás seleccionar uno de estos nombres e inmediatamente la lista se ampliará para darte los nombres de todos los que pueden ver el archivo.

¿Cómo puedo modificar estos permisos?

Ahora que ya sabes quienes pueden ver tu documento, lo que necesitas saber es cómo editar esta lista, en caso de querer agregar o eliminar permisos. Para ello, comenzamos exactamente en la misma ventana de “Compartir”, donde tenemos acceso a los nombres.

Ahora, junto a cada nombre encontrarás al lado derecho una etiqueta. Al colocarte sobre ella se desplegará una lista donde podrás leer “Lector, Comentarista o Editor” Estas son las formas en las que permitirás al usuario participar en tus documentos.

Más abajo leerás un renglón que dice “Convertir en Propietario”, esto lo seleccionarás en caso de que desees ceder completamente el archivo a esta persona.

Ahora bien, si lo que deseas es eliminar el acceso. Ubica el cursor junto al ícono de “Eliminar” que verás al final. Cuando termines de editar todos los cambios que necesites, no olvides presionar “Listo” para ejecutar y guardar.

¿Quién ha modificado mi archivo?

Para saber si las personas con acceso a tu archivo han realizado algunas modificaciones, deberás consultar en el historial de actividad. Para ello, deberás colocarte sobre el documento y dando clic derecho seleccionar en el menú, la opción “Ver Detalles”.

Se abrirá una pequeña ventana auxiliar a la derecha de la pantalla, dándote una vista en miniatura del documento, con dos pestañas. En una tendrás los detalles del archivo, como tipo, tamaño, ubicación, etc.

En la otra pestaña podrás ver el historial de actividad, es decir, los cambios por los que ha pasado el documento y quienes los han realizado.